Sector
Kennisborging in zorgorganisaties
Een richtlijn beschrijft wat in de meeste gevallen werkt. De dagelijkse praktijk op een afdeling beschrijft wat werkt bij deze patiënt, op dit moment, met dit team.
01Twee lagen van kennis
Richtlijn en werkafspraak zijn niet hetzelfde document
Een landelijke richtlijn geeft een vakinhoudelijk kader, maar een afdeling vertaalt dat kader naar een lokaal protocol dat rekening houdt met de eigen bezetting, apparatuur en patiëntenpopulatie.
Die vertaalslag is geen formaliteit. Een lokaal protocol legt vast wie welke stap uitvoert, in welke volgorde, en welke lokale uitzondering geldt, bijvoorbeeld omdat een bepaald hulpmiddel op de ene afdeling wel en op de andere niet beschikbaar is. Deze protocollen worden doorgaans vastgesteld door een vakgroep of een protocollencommissie, niet door een individuele zorgprofessional.
In de dagelijkse praktijk ontstaan daarnaast werkafspraken die nooit een formeel protocol worden: een verpleegkundige die weet dat een bepaalde overdracht beter mondeling dan schriftelijk verloopt, of een team dat een informele volgorde hanteert bij een drukke dienst. Deze afspraken zijn waardevol, maar hebben geen vastgestelde status en zijn dus ook niet automatisch getoetst.
Bij overdracht tussen diensten, afdelingen of instellingen ontstaat het risico dat deze twee lagen door elkaar lopen: wat als vastgesteld protocol wordt gepresenteerd, is soms een lokale gewoonte, en andersom wordt een vastgesteld protocol soms als vrijblijvend gebruik behandeld. Professionele autonomie blijft daarbij een harde grens: standaardisatie kan een kader bieden, maar vervangt nooit het vakinhoudelijke oordeel van de behandelaar in de individuele situatie.
02Kennisdragers
Wie draagt welk deel van de zorgkennis
- Vakgroep of protocollencommissie
- Stelt lokale protocollen vast op basis van de landelijke richtlijn en lokale omstandigheden
- Zorgprofessional aan het bed
- Past het protocol toe en wijkt af waar de situatie van de patiënt dat vraagt
- Kwaliteitsfunctionaris
- Bewaakt dat protocollen actueel zijn en aansluiten op herziene richtlijnen
- Overdrachtsteam of dienstdoend team
- Draagt lopende casuïstiek en tijdelijke afspraken over tussen diensten
03Beslismomenten
Waar protocol en praktijk uiteen kunnen lopen
- Een landelijke richtlijn wordt herzien
- Lokale protocollen moeten opnieuw worden vastgesteld en niet stilzwijgend blijven gelden
- Een team hanteert al langere tijd een informele werkwijze
- Zonder formele toetsing is onduidelijk of de werkwijze nog aansluit op het huidige kader
- Een overdracht vindt plaats tussen diensten met beperkte overlaptijd
- Niet-geprotocolleerde bijzonderheden over een casus kunnen verloren gaan
- Een veiligheidsincident wijst op een afwijking tussen protocol en praktijk
- De verbetermaatregel moet worden vastgesteld door de bevoegde commissie, niet informeel worden doorgevoerd
04Kennisrisico's
Waar kennis het meest kwetsbaar is
- Mondelinge overdracht zonder vastlegging
- Bijzonderheden over een patiënt of een lopende situatie worden tussen diensten doorgegeven, maar niet altijd herleidbaar vastgelegd.
- Verouderde protocollen die nog in gebruik zijn
- Een protocol wordt na een richtlijnherziening niet direct aangepast, waardoor oud en nieuw naast elkaar bestaan.
- Informele werkafspraken die de status van protocol krijgen
- Een team behandelt een gewoonte als vaststaand, terwijl deze nooit door de protocollencommissie is getoetst.
05Validatie
Wie mag een lokale werkwijze als protocol vaststellen
Protocollencommissie of vakgroep
Enige partij met mandaat om een lokale werkwijze formeel vast te stellen
Kwaliteits- en veiligheidsfunctionaris
Toetst of een verbetermaatregel na een incident structureel is doorgevoerd
Individuele zorgprofessional
Behoudt het recht om in de concrete situatie van het protocol af te wijken
06Voorbeeld uit de praktijk
Wanneer een protocol en een lokale gewoonte botsen
Op een verpleegafdeling bestaat een vastgesteld protocol voor de overdracht van medicatiegegevens tussen diensten, gebaseerd op een landelijke richtlijn. In de praktijk is echter een aanvullende mondelinge gewoonte ontstaan: bij twijfel over een dosering belt de ene dienst de andere na, in plaats van dit volgens het protocol schriftelijk te herbevestigen.
Deze gewoonte werkte jarenlang goed, tot een nieuwe medewerker instroomde die de mondelinge gewoonte niet kende en alleen het formele protocol volgde. Een telefonische herbevestiging bleef uit op een moment dat deze wel gebruikelijk was, wat leidde tot een gemeld incident rond een onduidelijke dosering.
De protocollencommissie beoordeelde het incident en concludeerde dat de mondelinge gewoonte waardevol was, maar nooit formeel in het protocol was opgenomen. De verbetermaatregel bestond niet uit het beoordelen van de medische juistheid van de gewoonte zelf, maar uit het alsnog formeel vaststellen en documenteren ervan, zodat nieuwe medewerkers er niet van afhankelijk zijn dat ze het toevallig hebben meegekregen.
07Operationele uitkomst
Wat verandert als lokale afspraken formeel worden vastgesteld
- Minder afhankelijkheid van toevallige overdracht
- Nieuwe of invallende medewerkers zijn niet meer afhankelijk van wat een collega toevallig heeft verteld.
- Duidelijker onderscheid tussen protocol en gewoonte
- Teams weten welke afspraken zijn getoetst en welke nog beoordeling vragen.
- Beter te herleiden verbetermaatregelen
- Na een incident is traceerbaar welke wijziging is doorgevoerd en op basis van welke afweging.
Start gratis met KOS.
Bouw uw eerste kennisdomein op en doorloop de volledige kenniscyclus.
Alle onderwerpen in het kennisoverzicht.
Elk thema staat op zichzelf: het probleem, de sector of het moment waarop kennis wordt vastgesteld.