Kennisprobleem
Kennisrisico's zichtbaar maken vóór ze zich uitbetalen
Overal tegelijk beginnen levert nergens resultaat op. Een kennisrisicoanalyse maakt zichtbaar welk domein het meeste te verliezen heeft, en welk domein juist kan wachten.
01Aanleiding
Waarom prioritering eerst komt, niet borging
De verleiding bij kennisrisico is om meteen te beginnen met vastleggen: procedures uitschrijven, experts interviewen, documentatie opschonen. Zonder een voorafgaande analyse van waar het risico werkelijk zit, gaat die energie al snel naar het domein dat toevallig het luidst om aandacht vraagt, niet naar het domein dat het meest kwetsbaar is.
Een kennisrisicoanalyse is geen uitgebreid onderzoeksproject maar een gericht instrument: een beperkt aantal criteria waarmee kennisdomeinen onderling vergelijkbaar worden. Het resultaat is geen exacte score maar een onderbouwde volgorde, die vervolgens als gespreksstuk dient voor waar de organisatie daadwerkelijk gaat beginnen.
02Criteria
Waarop u een kennisdomein beoordeelt
- Impact bij fout
- Wat de gevolgen zijn als deze kennis verkeerd wordt toegepast of verloren gaat: veiligheid, kwaliteit, continuïteit of reputatie.
- Persoonsafhankelijkheid
- In hoeverre de kennis in de praktijk bij één of enkele personen zit, zonder dat die is vastgelegd of gedeeld.
- Frequentie van gebruik
- Hoe vaak de kennis in het dagelijks werk nodig is; zelden gebruikte kennis kan wel degelijk kritiek zijn bij uitzonderingen.
- Wettelijke of normatieve context
- Of externe verplichtingen, zoals een norm of regelgeving, expliciete eisen stellen aan aantoonbaarheid van deze kennis.
- Aanwezigheid van een eigenaar
- Of er nu al iemand met mandaat en overzicht over dit domein bestaat, of dat eigenaarschap zelf al ontbreekt.
03Weging
Hoe criteria samen een eerste keuze bepalen
- Hoge impact bij fout en sterke persoonsafhankelijkheid
- Hoogste prioriteit: dit is waar verlies het grootst en het snelst voelbaar is.
- Hoge frequentie maar brede verspreiding bij meerdere mensen
- Belangrijk maar minder urgent: risico op verlies is beperkter dan bij eenzijdige afhankelijkheid.
- Wettelijke context zonder aantoonbare eigenaar
- Vroeg oppakken; het ontbreken van een eigenaar is dan zelf al een compliance-risico.
- Lage impact, lage frequentie, brede kennisdeling
- Lage prioriteit; besteed hier voorlopig geen capaciteit aan.
04Startpunt
Wanneer u wel of nog niet begint
Reden om nu te starten
- Een domein scoort hoog op impact én op persoonsafhankelijkheid
- Er is al zicht op wie de kennisdrager en de beoogde eigenaar zijn
- Er loopt een concreet risico, zoals aanstaand vertrek of een audit
Reden om nog niet te starten
- Er is nog geen enkele eigenaar te benoemen voor het domein
- De organisatie verandert op dit moment ingrijpend van vorm, bijvoorbeeld door reorganisatie
- Meerdere domeinen scoren gelijk zonder dat er onderscheidend overleg heeft plaatsgevonden
05Resultaat
Wat de analyse oplevert
Onderbouwde volgorde van domeinen
Een gespreksstuk waarmee de organisatie prioriteiten kan verdedigen, ook richting bestuur of auditor.
Zichtbaar gemaakte blinde vlekken
Domeinen zonder eigenaar of zonder enige vastlegging komen bovendrijven, ook als niemand er eerder naar vroeg.
Basis voor een eerste borgingsstap
Het gekozen domein vormt het startpunt voor extractie en validatie, in plaats van een gok op basis van onderbuikgevoel.
06Herhaling
Een analyse is geen momentopname
Kennisrisico verschuift zodra mensen vertrekken, processen veranderen of de organisatie groeit. Een domein dat vandaag laag scoort, kan over een jaar juist urgent zijn, bijvoorbeeld doordat de enige kennisdrager met pensioen gaat. Het is daarom verstandiger de analyse periodiek te herhalen dan haar eenmalig uit te voeren en als afgerond te beschouwen.
Start gratis met KOS.
Bouw uw eerste kennisdomein op en doorloop de volledige kenniscyclus.
Alle onderwerpen in het kennisoverzicht.
Elk thema staat op zichzelf: het probleem, de sector of het moment waarop kennis wordt vastgesteld.