Kennislaag
Kennisborging: van vastleggen naar aantoonbaar betrouwbaar
De meeste organisaties leggen kennis vast. Weinig organisaties kunnen aantonen dat wat vastligt nog klopt, van wie het komt en wanneer het voor het laatst is gecontroleerd.
01Twee andere activiteiten
Vastleggen en betrouwbaar maken zijn geen synoniemen
Wie kennisborging gelijkstelt aan documenteren, meet de verkeerde grootheid.
Vastleggen is een eenmalige handeling: iemand schrijft op wat hij weet, op het moment dat hij het weet. Dat levert een tekst op, geen garantie. Een procedure die drie jaar geleden is opgeschreven vertelt niets over de vraag of de machine, de regelgeving of de werkwijze sindsdien is veranderd.
Betrouwbaarheid is een toestand die je op ieder gewenst moment moet kunnen aantonen, niet alleen op de dag dat iets is opgeschreven. Dat vraagt om een dekking: wie heeft dit voor het laatst beoordeeld, op welke datum, en onder welke aanname. Zonder die dekking is een document een foto, geen actueel beeld.
Het verschil lijkt semantisch, maar is operationeel. Een organisatie die alleen vastlegt, bouwt een archief. Een organisatie die kennis borgt, bouwt een systeem dat op elk moment kan laten zien welke kennis nog geldig is en welke kennis is achterhaald door de werkelijkheid.
02Waarom projecten stranden
Documentatieprojecten lopen vast op dezelfde oorzaak
Vrijwel elke organisatie heeft ooit een documentatie-inhaalslag georganiseerd: werkinstructies actualiseren, een kennisbank vullen, een kwaliteitshandboek herschrijven. Zulke projecten hebben een startdatum en een opleverdatum, en daarmee ook een houdbaarheidsdatum voor hun eigen resultaat.
Zodra het project is afgerond, valt het onderhoud terug op de dagelijkse praktijk, en die praktijk kent geen natuurlijk moment om kennis te herzien. Wijzigingen in werkwijze, materiaal of regelgeving worden mondeling doorgegeven, terwijl het document blijft staan zoals het was opgeleverd.
Na verloop van tijd ontstaat een kloof tussen wat er staat en wat er gebeurt. Niemand heeft die kloof veroorzaakt met opzet; ze is het automatische gevolg van een projectvorm die geen eigenaarschap over de tijd heen organiseert.
03Wat aantoonbaarheid vraagt
Vier voorwaarden voor aantoonbare kennis
- Herkomst
- Elke bewering over hoe iets werkt is te herleiden tot een bron of een persoon.
- Validatiemoment
- Er is een vastgelegd moment waarop een bevoegde persoon de inhoud heeft beoordeeld.
- Geldigheidstermijn
- Kennis krijgt een moment waarop herbeoordeling verplicht is, in plaats van oneindige houdbaarheid.
- Conflictregistratie
- Wanneer bron en praktijk uiteenlopen, wordt dat vastgelegd in plaats van stilzwijgend opgelost.
04Signalen
Wanneer kennisborging alleen op papier bestaat
- Een audit vraagt om bewijs en het antwoord is een verwijzing naar een map.
- Er is documentatie, geen aantoonbaarheid.
- Twee medewerkers geven een tegenstrijdig antwoord op dezelfde vraag.
- Er is geen vastgestelde institutionele versie van de waarheid.
- Niemand kan zeggen wanneer een instructie voor het laatst is gecontroleerd.
- De geldigheid is een aanname, geen vaststaand gegeven.
05Veelgestelde aannames
Wat kennisborging niet oplost door schaal of software
- Meer documenten schrijven
- vergroot het volume dat veroudert, niet de mate waarin het actueel blijft.
- Een nieuw systeem aanschaffen
- verplaatst het probleem naar een ander bestandsformaat als eigenaarschap en herbeoordeling ontbreken.
- Eén keer alles laten controleren
- geeft een tijdelijk correct beeld dat vanaf de volgende wijziging weer begint te verouderen.
06Positie in de keten
Waar kennisborging begint
Kennisborging zit voor de vraag welk systeem de kennis straks doorzoekbaar of toepasbaar maakt. Voordat een zoekfunctie, een chatbot of een collega een antwoord geeft, moet er een basis liggen die vastlegt wat de organisatie werkelijk weet, waar bronnen elkaar tegenspreken en wie dat mag beslissen.
Een Knowledge Operating System is de manier waarop Prodenda dat borgingsproces inricht als doorlopende praktijk in plaats van eenmalig project; zie de uitleg op de KOS-pagina voor de volledige methodiek.
07Kernonderscheid
Drie woorden die vaak door elkaar worden gebruikt
- Vastleggen
- Een moment vastleggen op papier of in een systeem.
- Bewaren
- Ervoor zorgen dat het vastgelegde niet verloren gaat.
- Borgen
- Kunnen aantonen dat het bewaarde nog steeds klopt.
Start gratis met KOS.
Bouw uw eerste kennisdomein op en doorloop de volledige kenniscyclus.
Alle onderwerpen in het kennisoverzicht.
Elk thema staat op zichzelf: het probleem, de sector of het moment waarop kennis wordt vastgesteld.