Tacit knowledge: theorie en wat je er in de praktijk mee kunt

Het onderscheid tussen expliciete en impliciete, of 'tacit', kennis stamt uit de kennisleer en is later toegepast in organisatiewetenschap en managementliteratuur. De kernidee is eenvoudig: sommige kennis kan volledig in taal, regels en documenten worden vastgelegd, terwijl andere kennis alleen zichtbaar wordt in handelen en zich niet, of niet volledig, in woorden laat vangen.

In de praktijk van organisaties wordt dit onderscheid vaak versimpeld tot een tweedeling: wat op papier staat is expliciet, wat niet op papier staat is impliciet en dus 'niet vast te leggen'. Die versimpeling is onterecht en heeft een schadelijk gevolg: ze wordt gebruikt als reden om vastlegging van waardevolle kennis niet eens te proberen.

Een preciezer beeld onderscheidt niet twee categorieën, maar een gradatie: van kennis die moeiteloos in regels past, via kennis die met moeite maar wel expliciteerbaar is, tot een kern die inderdaad grotendeels aan taal ontsnapt.

Een veelgehoorde uitspraak luidt: 'dit is tacit knowledge, dat kun je niet vastleggen'. Die uitspraak is vaak voorbarig. Ze wordt gedaan zonder te onderzoeken of de kennis in kwestie in de tweede laag valt, waar met de juiste werkwijze wel degelijk vastlegging mogelijk is, of daadwerkelijk in de derde laag, waar vastlegging inherent beperkt blijft.

Deze vergissing is aantrekkelijk omdat ze verantwoordelijkheid wegneemt: als iets per definitie niet vast te leggen is, hoeft niemand de moeite te nemen het te proberen. Dat is precies de reden waarom het begrip in de praktijk zo vaak wordt misbruikt om achterstallige vastlegging te rechtvaardigen.

Voor organisaties is de praktische conclusie dat de aanwezigheid van tacit knowledge geen reden is om vastlegging over te slaan, maar een reden om de juiste werkwijze te kiezen. Het grootste deel van wat aanvoelt als 'niet uit te leggen' blijkt bij nadere toetsing wel degelijk in regels, criteria en casuïstiek te vangen.

Voor het kleine restant dat werkelijk in de derde laag valt, is de opgave anders: niet de handeling zelf vastleggen, maar de omstandigheden waaronder ze nodig is, zodat een opvolger weet wanneer hij die expertise moet inroepen, ook als hij de handeling zelf nog niet beheerst.