Kennisborging in advocatuur en notariaat

De modellenbibliotheek en de vastgelegde precedenten vormen de formele bron: contractmodellen, standaardclausules en eerdere adviezen die als uitgangspunt dienen voor nieuw werk. Deze bron wordt doorgaans beheerd door een praktijkgroep of kennisfunctie binnen het kantoor.

Een partner met langjarige ervaring in een specifiek rechtsgebied wijkt daar soms bewust van af, gebaseerd op precedentkennis die niet in de bibliotheek staat, bijvoorbeeld een eerdere onderhandeling met dezelfde wederpartij of een clausule die in een specifieke procedure problematisch bleek.

Het kennisrisico zit in het feit dat deze precedentkennis vaak persoonsgebonden blijft: de partner weet waarom van het model wordt afgeweken, maar die reden is niet vastgelegd naast het model zelf, waardoor collega's en opvolgers dezelfde afweging niet kunnen reconstrueren.

In de modellenbibliotheek staat een standaard geschillenbeslechtingsclausule die het kantoor breed gebruikt in commerciële contracten. Een partner binnen de sectie ondernemingsrecht wijkt hier structureel van af bij een specifiek type transactie, gebaseerd op ervaring uit eerdere arbitragezaken waarin de standaardclausule tot uitvoeringsproblemen leidde.

Deze afwijkende versie wordt door de partner in eigen documenten hergebruikt, maar nooit teruggekoppeld aan de kennisfunctie die de bibliotheek beheert. Andere advocaten binnen dezelfde sectie blijven het standaardmodel gebruiken, onbekend met de reden achter de afwijking.

Wanneer de partner een dossier overdraagt wegens vertrek naar een ander kantoor, ontdekt de opvolgend advocaat de afwijkende clausule pas bij het doornemen van eerdere contracten, zonder duidelijke onderbouwing waarom die vorm werd gebruikt. Er ontstaat onzekerheid of dit een bewuste kantoorlijn was of een persoonlijke voorkeur zonder bredere geldigheid.

De sectieleider laat de kwestie beoordelen: de onderbouwing blijkt inhoudelijk sterk en relevant voor een bredere groep transacties, maar had eerder als kantoorstandaard moeten worden vastgesteld in plaats van als stilzwijgende individuele praktijk te blijven bestaan.

Prodenda geeft geen juridisch of tuchtrechtelijk oordeel over de inhoud van een clausule of advies; die beoordeling blijft volledig bij de bevoegde advocaat, notaris of vaktechnisch orgaan van het kantoor. Wat wel zichtbaar wordt gemaakt, is waar een model en de feitelijke praktijk van een partner uiteenlopen, en of die afwijking ooit is voorgelegd aan wie daarover mag beslissen.

Voor kantoren die met dossieroverdracht, laterale instroom van partners of samenvoeging van praktijkgroepen te maken hebben, is dat onderscheid vaak het verschil tussen een soepele overdracht en een precedent dat stilzwijgend verdwijnt.